STEP AI · 매거진

우리 회사 자료로 답하는 AI, 만들 수 있나요?

2026-10-21

1. 방식은 세 단계로 나뉩니다

대부분의 작은 회사는 1단계로 충분합니다. 1단계에서 "어떤 질문이 많이 나오는지"를 알아야 3단계로 갈 때 무엇을 만들지 정할 수 있습니다.

한 줄 요약: 개발부터 시작하지 말고, 범용 AI의 문서 기능으로 한 달 써 보며 필요한 기능을 확인하세요.

2. 어떤 문서를 넣어야 하나

AI의 답은 넣은 문서의 수준을 넘지 못합니다.

• 넣으면 좋은 문서: 업무 매뉴얼, 자주 묻는 질문과 답, 제품·서비스 설명서, 가격 정책, 내부 규정(휴가·경비 처리)
• 정리해서 넣을 문서: 오래된 버전이 섞인 문서 — 최신본만 남기세요. 같은 내용의 서로 다른 버전이 있으면 AI가 옛 답을 내놓습니다.
• 넣지 말아야 할 문서: 고객 개인 정보, 직원 인사 정보, 계약 금액이 담긴 문서, 외부 유출 시 문제가 되는 영업 비밀

문서마다 맨 위에 "최종 수정일"과 "담당자"를 적어 두면, AI 답이 이상할 때 원본을 찾아 고치기 쉽습니다.

한 줄 요약: 최신본만, 민감 정보는 빼고, 문서마다 수정일과 담당자를 적어 넣으세요.

3. 보안과 관리에서 확인할 것

• 학습 사용 여부. 서비스와 요금제마다 올린 문서와 대화를 모델 학습에 쓰는지에 대한 정책과 설정이 다릅니다. 쓰는 요금제의 데이터 정책을 먼저 확인하세요.
• 공유 범위. 누가 그 문서 묶음에 접근할 수 있는지. 퇴사자 계정 정리 규칙도 같이 정하세요.
• 답의 출처 표시. AI가 어느 문서를 근거로 답했는지 보여 주는 기능이 있으면 켜 두세요. 직원이 원문을 확인하는 습관이 생깁니다.
• 업데이트 담당. 규정이 바뀌면 문서를 바꿀 사람을 정해 두지 않으면, AI는 몇 달 뒤 틀린 답을 하게 됩니다.

한 줄 요약: 학습 정책·공유 범위·출처 표시·업데이트 담당, 네 가지를 정하지 않으면 편리함이 위험으로 바뀝니다.

4. 이럴 때는 이렇게

• if 신입 직원이 같은 질문을 반복한다 → then 업무 매뉴얼과 자주 묻는 질문 문서를 올린 1단계 비서부터 만드세요. 효과가 가장 빨리 보이는 경우입니다.
• if 문서가 거의 없고 사장님 머릿속에 있다 → then 먼저 사장님이 말로 설명한 것을 녹음해 AI로 문서화하세요. 문서가 생겨야 비서도 생깁니다.
• if 고객 응대에 쓰고 싶다 → then 사내용으로 먼저 충분히 써 본 뒤에 고객용을 검토하세요. 고객에게 틀린 답이 나가면 그대로 약속처럼 받아들여집니다.
• if 개발 업체가 맞춤 챗봇을 제안한다 → then 1단계로 해결되지 않는 기능이 무엇인지 구체적으로 물어보세요. 답이 모호하면 아직 개발할 때가 아닙니다.

FAQ

엑셀이나 PDF도 읽나요?

대부분의 서비스가 PDF·워드·엑셀 같은 일반 문서를 읽습니다. 다만 표가 복잡하거나 스캔한 이미지 PDF는 내용을 제대로 못 읽는 경우가 있으니, 중요한 문서는 글자로 된 파일을 쓰세요.

직원이 쓰는 대화 내용을 사장님이 볼 수 있나요?

업무용 요금제는 관리자 기능이 있는 경우가 많습니다. 다만 직원에게 무엇을 볼 수 있는지 미리 알리는 것이 좋습니다.

비용은 얼마나 드나요?

1단계는 쓰는 AI 서비스의 요금제 범위 안에서 해결되는 경우가 많고, 3단계 개발은 범위에 따라 차이가 큽니다. 개발 견적을 받을 때는 초기 구축비와 함께 매달 드는 유지비를 같이 물어보세요.

면책 및 기준일: 이 글은 사내 문서 기반 AI 활용 방법을 정리한 일반 안내이며, 각 AI 서비스의 데이터 처리 정책과 기능은 서비스별 최신 안내로 확인하시기 바랍니다. 작성 기준: 2026년 10월.

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